Після того як ви активували безкоштовний доступ чи придбали хмарну ліцензію або налаштували свій сервер з коробковою ліцензією, ви можете розпочати адміністрування порталу Fox24.
Коли ви звернетеся до URL порталу Fox24 то побачите вікно з активацією.
Це вікно з’явиться лише 1 раз для коробкової ліцензії й може ні разу не з’явитися для хмарної ліцензії, якщо ви використовуєте персоніфіковану URL адресу.
Активуйте ліцензію за допомогою логіна та паролю, який ви використовували в особистому кабінеті https://cabinet.fox24.com.ua/app/
Після активації ви побачите вікно авторизації.
Авторизуйтесь як Адмін за допомогою логіна та паролю, який ви використовували в особистому кабінеті https://cabinet.fox24.com.ua/app/. Логін та пароль Адміністратора зв’язані з вашою ліцензією в особистому кабінету, тому змінити їх можна тільки через наш сайт https://cabinet.fox24.com.ua/app/.
У кабінеті адміністратора зліва розташоване меню за допомогою якого можна переходити по різним розділам порталу.
Адміністратор додає інших користувачів, налаштовує доступ та довідники під потреби підприємства. Адміністратор може бути лише один.
Головна
У розділі Головна, який відкривається за замовчуванням, ви можете побачити статус своєї ліцензії, персональні дані власника ліцензії та кількість ресурсів, які використовуються та які доступні для вашого типу ліцензії. Змінити тип ліцензії або подовжити строк її дії можна через ваш кабінет на сайті fox24.com.ua/cabinet/. Всі дані будуть автоматично синхронізовані.
Користувачі
У цьому розділі адміністратор може додати користувачів порталу та налаштувати їх доступ до довідників. Якщо ви бажаєте, щоб користувачі отримували нагадування на свій Email та/або Telegram, тоді необхідно заповнити поля Email та Telegram User ID. В останнє треба вводити не сам Telegram користувача, а саме його цифровий ID, який можна отримати через бота @getmyid_bot. Якщо ви користуєтесь коробковою ліцензією, то вам також треба налаштувати свій поштовий сервер та створити Telegram бота, це можна зробити за допомогою утиліти Config.exe.
Після надання доступу користувачам до порталу, вони зможуть самостійно змінити у налаштуваннях акаунту свій логін, пароль, ім’я, посаду, Email та Telegram.
У таблиці Підлеглі виконавці ви можете вказати інших користувачів, які підпорядковуються поточному. Це дасть можливість користувачу створювати Задачі та ставити відповідальними за них користувачів з цієї таблиці.
Реквізити
У цьому розділі ви можете внести реквізити вашого підприємства. Ці дані використовуються у CRM-системі при формуванні звітів за Угодами, коли виконавцем призначається відповідна компанія з цього списку. Якщо ви використовуєте декілька підприємств, наприклад, ТОВ с ПДВ та ФОП без ПДВ, то заповніть реквізити на обидві компанії.
Ролі
Ролі використовуються у довіднику Процеси при розподілі відповідальності за роботи. Прикладом ролі може бути посада, або неофіційні обов’язки, які виконує користувач. Якщо заповнити даний довідник та побудувати Процеси, то ви зможете впровадити процесний підхід до управління, сформувати звіти по відповідальності (посадові інструкції) та регламенти бізнес-процесів.
Проєкти
Проєкти – це допоміжний довідник, який дозволяє визначити основні проєкти (види діяльності, роботи) вашої компанії. Проєкти використовуються у довіднику Задачі для фільтрації.
Валюта
Якщо ви реалізовуєте свої товари або послуги у різних валютах, то тут можна додати допоміжні валюти та їх курс стосовно основної. Ці данні будуть використовуватись для формування рахунків, актів та договорів для ваших Угод.
Нумерація
Тут можна задати формати номерів для ваших Угод. Система буде автоматично підставляти номер по заданому зразку. Якщо ви використовуєте різні формати для різних товарів або послуг, то додайте всі зразки нумерації.
Види лідів
За замовчуванням Ліди на порталі Fox24 розподіляються на гарячі, теплі та холодні. Ви можете продовжити користуватися такою класифікацією, або зробити свою.
Діяльність
Тут зберігаються види діяльності. Будьте уважні, це не види діяльності вашої компанії, це діяльність ваших клієнтів. Ця інформація використовується у картці на Лідів, та в Угодах і може бути корисної для статистики: щоб аналізувати які саме клієнти частіше звертаються і купують продукцію вашого підприємства.
Одиниці
Це допоміжний довідник, де зберігаються одиниці виміру для ваших Продуктів. Ця інформація необхідна для формування договору, рахунку та акту по Угодам.
Шаблони
Тут зберігаються всі шаблони звітів для всіх довідників порталу. Ви можете налаштувати оформлення звітів під свої вимоги.
У правій частині вікна можна побачити текстовий редактор. З ним можна працювати як зі звичайним редактором, наприклад, MS Word.
Зліва можна побачити доступні змінні для звіту. Для кожного довідника є свій набір змінних. Зазвичай, кожне поле з довідника, який ви заповнюєте на порталі, має свою змінну, яка виводить значення з відповідного поля у звіт. Щоб вставити змінну у редактор, поставте курсор у потрібне місце в тексті і двічі натисніть на змінну мишкою.
Диск
Тут можна подивитися всі збережені файли вашого порталу, включаючи файли інших користувачів з різних довідників. Зазвичай, вам непотрібно працювати з диском напряму, краще видаляти файли з тих довідників, до яких вони прив’язані. Але, якщо у вас закінчилось місце для вашої ліцензії і ви бажаєте швидко видалити непотрібні файли, то це можна зробити звідси.
Увага! Видалення файлу звідси, також видалить його для всіх користувачів порталу.
Перегляд
Тут можна подивитись дані всіх користувачів з їх довідників. Іноді, може бути потреба швидко знайти документ чи контакт, не маючи інформацію про те, хто його створив. Також тут можна швидко передати доступ до обраного елементу іншому користувачу за допомогою кнопки Змінити користувача для елементу. Це може бути корисно, якщо користувач захворів і ви не маєте доступу до його особистого кабінету.
Статистика
У цьому розділі можна побачити статистику створених і виконаних задач, оброблених лідів, заповнених форм і тому подібне. Знизу можна обрати період та користувача для формування статистики.
Log
Тут можна побачити службову інформацію по роботі порталу Fox24, обравши відповідну дату.
У вкладці Сервер зберігається інформація по роботі сервісу, яка дозволяє виявити проблеми, якщо на якомусь етапі виникла помилка або сервіс раптово завершив роботу.
У вкладці Користувач ви можете побачити історію роботи з порталом всіх користувачів.